Politique de confidentialité — tim.sjore.com

La présente politique de confidentialité s'applique à la plateforme tim.sjore.com (« la Plateforme »), éditée par Samuel Jore, travailleur autonome (« nous », « notre »).

Elle décrit quelles données personnelles nous traitons, dans quel but, avec qui elles peuvent être partagées, et quels droits vous pouvez exercer à leur égard, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25, Québec).

Cette politique s'applique aux franchisés, gestionnaires et employés utilisant la Plateforme dans le cadre de leurs fonctions.

Dans le cadre de l'utilisation de la Plateforme :

• le franchisé ou le propriétaire (dans le cas d'un restaurant appartenant directement à la chaîne plutôt qu'à un franchisé) est responsable des renseignements personnels de ses employés qu'il saisit ou fait saisir dans la Plateforme (au sens de la Loi 25, il agit comme responsable de ces renseignements) ;
• Samuel Jore agit à titre de sous-traitant pour le traitement de ces renseignements, aux fins prévues par les présentes.

Il appartient au franchisé ou au propriétaire de s'assurer qu'il dispose des autorisations nécessaires pour transmettre les renseignements de ses employés à la Plateforme, et d'informer ses employés de cette collecte.

Nous traitons, pour le compte du franchisé ou du propriétaire, les catégories de renseignements suivantes :

• Identité et coordonnées : nom, courriel, numéro de téléphone ;
• Données de paie : rapports de paie soumis par les employés ou gestionnaires ;
• Données de présence : pointages liés aux repas employés, retards ;
• Journées d'absence déclarées comme « maladie » : la Plateforme enregistre qu'une journée a été déclarée comme journée maladie, sans exiger ni conserver de diagnostic ou de détail médical ; bien que cette absence puisse être prise pour des raisons personnelles autres qu'un problème de santé, cette catégorie est traitée avec une vigilance accrue en raison de sa proximité avec un renseignement de santé ;
• Pièces jointes et photos : documents ou images liés aux réparations d'équipement signalées ;
• Données de connexion et de sécurité : adresse IP, horodatage des connexions, journal d'audit des actions effectuées sur la Plateforme.

Les renseignements décrits ci-dessus sont traités aux fins suivantes :

• la gestion de la paie et des rapports connexes ;
• le suivi des repas employés et des retards ;
• le suivi des journées déclarées comme maladie ;
• le signalement et le suivi des réparations d'équipement ;
• la fourniture du briefing quotidien généré par intelligence artificielle (lorsque cette fonctionnalité est activée) ;
• le support technique et le dépannage ;
• la sécurité de la Plateforme et la tenue d'un journal d'audit.

Pour offrir la Plateforme, nous faisons appel aux sous-traitants ultérieurs suivants :

• OpenAI (États-Unis) — utilisé pour générer le paragraphe de synthèse du briefing quotidien optionnel par intelligence artificielle. Les seules données transmises sont des données opérationnelles limitées : identifiants de lieux (noms de rue des restaurants), noms de fournisseurs ou de réparateurs, statuts de rapports et d'équipements, et nombre de retards. Aucun nom d'employé, aucune donnée de paie et aucune donnée de santé n'est transmis à OpenAI. Ces données ne sont pas utilisées par OpenAI pour entraîner ses modèles, conformément à sa politique applicable à l'accès par API.
• Google (Gmail) — utilisé pour l'envoi de courriels d'authentification et de gestion de compte adressés à vous-même : liens de connexion, réinitialisation de mot de passe, courriel de bienvenue, code de vérification et lien de téléchargement de vos données. Ces courriels ne contiennent que votre adresse et votre nom ; ils peuvent transiter par les États-Unis.
• Notre hébergeur — les serveurs de la Plateforme sont hébergés dans l'Union européenne. Ce choix d'hébergement a été fait en connaissance du Règlement général sur la protection des données (RGPD), qui impose un encadrement rigoureux de la protection des renseignements personnels dans cette juridiction.

Nous portons une attention particulière au choix de nos sous-traitants et cherchons à recourir à des fournisseurs reconnus pour leurs pratiques de protection des données.

À tout moment, pour des raisons strictement professionnelles et techniques (support, dépannage, résolution de bogues), notre équipe technique peut consulter ou corriger vos données depuis notre interface d'administration, y compris se connecter temporairement avec la session d'un utilisateur pour reproduire et résoudre un problème.

Toutes ces actions sont enregistrées dans un journal d'audit horodaté. Cet accès est utilisé exclusivement à des fins de support et de maintenance, et non pour consulter vos données à d'autres fins.

Nous conservons vos renseignements pendant une durée de 5 ans, après quoi ils sont supprimés ou anonymisés, sauf obligation légale contraire.

Chaque année, un rapport archive au format PDF, couvrant l'ensemble des rapports générés pour le restaurant durant l'année (paie, réparations, repas, retards, journées maladie), est transmis par courriel au franchisé ou au propriétaire. Cette archive lui permet de conserver ses propres registres, notamment aux fins de ses obligations fiscales et comptables, indépendamment de la durée de conservation appliquée par la Plateforme.

À la fin d'un contrat (résiliation ou suspension définitive), les données du franchisé demeurent soumises à cette même politique de conservation, sous réserve de toute obligation légale de conservation plus longue.

[NOTE TECHNIQUE — à implémenter : (1) job automatique annuel générant l'archive PDF par restaurant et l'envoyant par courriel au franchisé/propriétaire ; (2) job de purge/anonymisation automatique après 5 ans de conservation.]

Conformément à la Loi 25, vous disposez des droits suivants à l'égard de vos renseignements personnels :

• Droit d'accès : obtenir une copie des renseignements que nous détenons à votre sujet ;
• Droit de rectification : faire corriger des renseignements inexacts, incomplets ou périmés ;
• Droit de retrait du consentement : retirer votre consentement à certains traitements, sous réserve des obligations légales ou contractuelles applicables ;
• Droit à la portabilité : dans les cas prévus par la loi, obtenir vos renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

Pour exercer l'un de ces droits, vous pouvez communiquer avec nous à l'adresse vieprivee@sjore.com. Notez que si vous êtes un employé, certaines demandes concernant vos renseignements de paie ou d'emploi doivent être adressées directement à votre employeur (le franchisé ou le propriétaire), qui demeure responsable de ces renseignements.

[NOTE TECHNIQUE — fonctionnalité prévue : export en libre-service (« Télécharger mes données ») directement depuis le profil utilisateur sur tim.sjore.com, à spécifier ultérieurement.]

Nous mettons en place des mesures de sécurité raisonnables pour protéger vos renseignements, notamment :

• un chiffrement des communications entre votre appareil et nos serveurs (HTTPS) ;
• une authentification à deux facteurs (TOTP) pour les comptes ayant accès à l'interface d'administration ;
• une expiration automatique des sessions après une période d'inactivité ;
• un journal d'audit horodaté de toutes les actions effectuées sur la Plateforme et son interface d'administration.

Malgré ces mesures, aucun système n'est parfaitement sécurisé, et nous ne pouvons garantir une protection absolue contre tout accès non autorisé.

En cas d'atteinte à la sécurité de vos renseignements personnels présentant un risque de préjudice sérieux, nous prendrons les mesures suivantes, conformément à la Loi 25 :

• aviser la Commission d'accès à l'information du Québec ;
• aviser toute personne dont les renseignements sont concernés par l'incident ;
• consigner l'incident dans un registre interne des incidents de confidentialité.

Le franchisé ou le propriétaire sera également informé dans les meilleurs délais afin qu'il puisse, le cas échéant, aviser ses propres employés concernés.

[NOTE ORGANISATIONNELLE — à mettre en place : registre interne des incidents de confidentialité, et processus/checklist à suivre en cas d'incident détecté.]

Le responsable de la protection des renseignements personnels pour la Plateforme est :

Samuel Jore
Courriel : vieprivee@sjore.com

La Plateforme permet au franchisé ou au propriétaire de suivre certaines données liées à ses employés (pointages repas, retards, journées maladie déclarées). Ce suivi est destiné exclusivement à des fins de gestion opérationnelle et de paie, et ne doit pas être utilisé par le franchisé ou le propriétaire à des fins de surveillance abusive ou disproportionnée de ses employés.

Il appartient au franchisé ou au propriétaire, à titre d'employeur et de responsable de ces renseignements, de s'assurer que l'utilisation de ces données respecte les droits de ses employés et les lois applicables en matière d'emploi et de protection des renseignements personnels.

Nous pouvons modifier la présente politique de confidentialité en tout temps. Toute modification substantielle sera annoncée via une notification affichée directement sur la Plateforme (bandeau d'annonce).

La date de dernière mise à jour de la présente politique est indiquée en haut du document.

[NOTE TECHNIQUE — à prévoir dans THF Admin : un type d'annonce dédié « Mise à jour de la politique de confidentialité », ciblant automatiquement l'ensemble des utilisateurs.]

Pour toute question relative à la présente politique de confidentialité, ou pour exercer vos droits à l'égard de vos renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels :

Samuel Jore
Courriel : vieprivee@sjore.com